Financieel beleid Pegasus

September 2017 – Versie 1.0 (definitief)

1. Algemeen
   1. Pegasus is een volleybalvereniging en kent geen winstoogmerk.
   2. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 augustus t/m 31 juli.
   3. In alle afwijkende gevallen of zaken waarin dit beleid niet of niet volledig voorziet neemt het bestuur een besluit.
2. Rollen/Verantwoordelijkheden
   De hierna genoemde personen/entiteiten hebben een rol in de uitvoering van het financiële beleid.
   1. Commissies stellen voor haar activiteiten een begroting binnen de kaders van de vastgestelde verenigingsbegroting. Deze begroting wordt voorafgaande aan de activiteit ter goedkeuring voorgelegd aan het Bestuur.
   2. Uiterlijk een maand na afsluiting van de desbetreffende activiteit(en) wordt door de commissie een resultatenrekening ter goedkeuring voorgelegd aan het Bestuur.
   3. De kascontrolecommissie adviseert de Algemene Ledenvergadering tijdens de najaars-ALV over het goedkeuren van de resultatenrekening van het voorgaande boekjaar.
   4. De Algemene Ledenvergadering stelt jaarlijks de begroting en de contributie vast, die het bestuur jaarlijks aan het begin van het boekjaar, doch uiterlijk 1 oktober van het betreffende boekjaar voorlegt aan de Algemene Ledenvergadering.
3. Begroting
   1. De contributie wordt vastgesteld voor één (1) seizoen.
   2. Er dient te allen tijde een reserve van minimaal 15% en maximaal 25% van de begrote lasten, in de vorm van eigen vermogen, voorhanden te zijn. Als peildatum wordt hiervoor 1 augustus van het desbetreffende boekjaar gehanteerd. Indien het grens voor de maximale reserve wordt overschreden legt het Bestuur ter goedkeuring een voorstel aan de Algemene Ledenvergadering ten aanzien van besteding van deze overschrijding.
   3. Indien gedurende het seizoen de begrotingsgrenzen door onvoorziene omstandigheden met meer dan 10% dreigen te worden overschreden, legt het bestuur een aangepaste begroting ter goedkeuring voor aan de (bijzondere) Algemene Ledenvergadering.
   4. Tijdens de voorjaars-ALV rapporteert het bestuur over de voorlopige resultatenrekening aan de leden.
4. Inkomsten
   1. Contributie kan jaarlijks in één geheel of in twee gelijke delen voldaan worden. Afhankelijk van de betalingsfrequentie van het individuele lid wordt de contributie in september of september en januari geïncasseerd. In individuele gevallen kan hiervan worden afgeweken bij besluit van het bestuur. Betaling geschiedt enkel via de bij aanmelding afgegeven automatische incasso.
   2. Indien de betaling van de contributie niet binnen 14 dagen na datum van uitgifte factuur of binnen 14 dagen na mislukte automatische incasso is voldaan, ontvangt het lid een betalingsherinnering danwel een nieuwe automatische incasso. Bij het uitblijven van een betaling na 14 dagen na versturen herinnering, is het Bestuur gerechtigd de vordering uit handen te geven.
   3. Contributies voor de leden van de vereniging worden altijd geheven voor een heel seizoen.
      Bij tussentijdse aanmelding als lid van de vereniging na 1 januari van het lopende seizoen of afmelding als lid minimaal vier weken voor 1 januari van het lopende seizoen is men de contributie voor een half jaar verschuldigd, tenzij het Bestuur anders beslist.
   4. Leden die verzuimen de contributie te voldoen en/of niet schriftelijk contact opnemen met de penningmeester om een betalingsregeling te treffen voor de opgelopen contributie achterstand en/of niet reageren op een uitnodiging van de vereniging daartoe, worden uitgesloten van verdere deelname aan trainingen en wedstrijden tot dat de betalingsregeling alsnog getroffen is.
5. Uitgaven
   1. Trainersvergoedingen voor leden worden conform het geldende vergoedingensysteem uitgekeerd. Deze vergoeding wordt jaarlijks, achteraf, in de maand mei voldaan.
   2. Met de zogeheten ‘toptrainers’ in de prestatielijn worden bij aanstelling op individuele basis afspraken gemaakt over de vergoedingen.
   3. Leden kunnen gemaakte kosten voor Pegasus declareren bij de penningmeester, mits hierover vooraf overleg heeft plaatsgevonden met het Bestuur en hiervoor goedkeuring is verleend. Declaraties worden binnen 30 dagen na ontvangst voldaan.
   4. Boetes die veroorzaakt worden door een individu of team en waarvan redelijkerwijs gesteld kan worden dat deze voorkomen hadden kunnen of moeten worden door het individu of team, worden op het individu of team verhaald.
      Het bestuur beoordeelt of boetes worden verhaald. Indien een lid of team niet eens is met de beslissing, kan dit gemeld worden bij het Bestuur waarop een bindende uitspraak volgt. Betaling of melding bij Bestuur dient binnen 14 dagen plaats te vinden.