IT en data beleid

Het doel van dit beleid is om duidelijk te maken welke persoonlijke ledengegevens door Pegasus worden verwerkt, waar deze worden opgeslagen en wie bij de gegevens kan, wie welke rechten heeft in applicaties met persoonsgegevens die binnen de vereniging worden gebruikt. Dit alles om de veiligheid van persoonlijke gegevens te waarborgen.

Dit beleid heeft betrekking op de ledenadministratie, te weten de organisatie binnen SportLink en de omgang met gerelateerde documenten; en de website, te weten de gebruikers van de website, Facebook en de club app.

Naast dit beleid is er ook een privacy policy wat als doel heeft om de leden van Pegasus meer gericht te informeren over hoe de vereniging omgaat met hun persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van leden

Wanneer iemand lid wordt van Pegasus worden de volgende gegevens verzameld:

Wat Waar Waarom
Naam Inschrijfformulier, SportLink, Website Om leden te kunnen identificeren en inschrijving bij Nevobo
Geslacht Inschrijfformulier, SportLink Om team te kunnen bepalen en inschrijving bij Nevobo
Nebovo-nummer Inschrijfformulier, SportLink, Website Om leden te kunnen identificeren en inschrijving bij Nevobo
Adres Inschrijfformulier, SportLink Om informatie te kunnen versturen en inschrijving bij Nevobo
Woonplaats Inschrijfformulier, SportLink Om informatie te kunnen versturen en inschrijving bij Nevobo
Geboortedatum Inschrijfformulier, SportLink Om team te kunnen bepalen en inschrijving bij Nevobo
E-mail Inschrijfformulier, SportLink Om contact op te kunnen nemen
Telefoonnummer Inschrijfformulier, SportLink Om contact op te kunnen nemen
Bij minderjarige leden: telefoonnummer en email ouders Inschrijfformulier, SportLink Om contact op te kunnen nemen
Bankrekeningnummer Inschrijfformulier, SportLink Om contributie te kunnen innen
Pasfoto Inschrijfformulier, SportLink Om leden te kunnen identificeren en inschrijving bij de Nevobo
Scheidsrechters Inschrijfformulier, SportLink Om toe te kunnen wijzen aan te fluiten wedstrijden
Trainerslicentie Inschrijfformulier, Sportltink Om te trainen team te kunnen bepalen (afhankelijk van niveau een vereiste van de Nevobo)

Onder leden vallen spelers, trainers, coaches en scheidsrechters.

De gegevens worden gebruikt om contributie te innen, om leden aan te melden bij de Nevobo, om de leden in teams in te delen wat ook op de website wordt vermeld, en om leden te informeren over verenigingszaken. Wanneer leden hun gegevens willen inzien, wijzigen of verwijderen kan dit door contact op te nemen met de ledenadministratie.

Om de betrokkenheid binnen de vereniging te vergroten, verzamelt en verwerkt Pegasus foto’s en video’s waar leden op kunnen voorkomen. Deze foto’s kunnen worden gedeeld op de website en/of Facebookpagina van de vereniging. Het is aan de maker van het beeldmateriaal om in te schatten of het bewaren en/of delen van het materiaal gepast is. Indien mogelijk dient er toestemming gevraagd te worden aan de betreffende leden. Het is voor ieder lid ten alle tijde mogelijk om bezwaar te maken bij de maker van het beeldmateriaal. Ook kan ieder lid een verzoek indienen om beeldmateriaal in te zien of te laten verwijderen.

Datalek

In het geval van een datalek (waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of ongeoorloofd zijn gewijzigd, verstrekt of ingezien) wordt dit, volgens richtlijnen van de AVG, intern geregistreerd. Het melden van een datalek kan via secretaris@pegasusvolleybal.com.

Ledenadministratie

Wanneer leden zich aanmelden vullen zij een inschrijfformulier in waar alle persoonsgegevens op staan die door Pegasus worden verwerkt, dit is inclusief een machtiging voor de contributie. De gegevens worden in SportLink opgeslagen inclusief een kopie van het inschrijfformulier zelf. Indien nodig zorgt de ledenadministrateur voor een back-up.

Als een inschrijfformulier per post is opgestuurd naar de ledenadministratie wordt een scan (of foto) gemaakt van het papieren document en wordt de scan bewaard. Het papieren document wordt vernietigd. Als een inschrijfformulier per mail is opgestuurd wordt de mail met het digitale document maximaal twee jaar bewaard in het verenigings-account van de ledenadministrateur.

Bij uitschrijving worden alle gegevens in Sportlink vernietigd.

De gegevens worden niet buiten SportLink gebruikt op twee uitzonderingen na: de teamindeling en de scheidsrechterstoewijzing.

SportLink

De ledenadministratie wordt bijgehouden in de applicatie SportLink. Pegasus heeft hiervoor met SportLink een verwerkersovereenkomst. Hier wordt uitgelegd volgens welke principes met de applicatie wordt gewerkt.

De gebruikers van SportLink zijn:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester
  • Commissaris relatiebeheer
  • Commissaris commissies
  • Commissaris algemene zaken
  • 1 persoon vanuit de TC
  • 1 persoon vanuit de arbitragecommissie
  • 1 persoon vanuit het wedstrijdsecretariaat

De gebruikers van SportLink krijgen een rol toebedeeld en voor die rol wordt aangegeven wat de gebruiker in die rol mag doen binnen de applicatie.

Elke rol heeft bepaalde rechten in SportLink. Dit kunnen rechten zijn om alleen te lezen (leesrechten) en rechten om ook aanpassingen te doen (schrijfrechten). De rechten zijn onderverdeeld in categorieën (meer informatie over wat de rechten inhouden is te vinden op //sportlink.atlassian.net/wiki/display/SC/Autorisatie+Sportlink+Club).

We stellen als richtlijn vast dat:

  • De secretaris is beheerder en heeft volledige rechten;
  • Aan het begin van elk seizoen worden de gebruikers en rollen door de secretaris bijgewerkt.
  • Er wordt één iemand in het bestuur aangewezen die de taken van de secretaris over kan nemen wanneer de secretaris niet beschikbaar is; deze persoon heeft ook volledige rechten.
  • Bestuursleden hebben volledige leesrechten en schrijfrechten op zoeken en verenigingsmail.
  • In het geval een bestuurslid meekijkt met de penningmeester en secretaris, dan heeft dit bestuurslid als extra schrijfrechten op financiële gegevens.
  • De penningmeester heeft schrijfrechten op financiële gegevens.
  • Leden van de technische commissie hebben leesrechten op teamgegevens en schrijfrechten op zoeken.
  • Leden van het wedstrijdsecretariaat hebben leesrechten op teamgegevens en schrijfrechten op zoeken, verenigingsmail en wedstrijdzaken.
  • Leden van de arbitragecommissie hebben schrijfrechten op zoeken.
  • De ledenadministrateur heeft lees- en schrijfrechten op persoonsgegevens, bankgegevens en teamgegevens.

Dit leidt tot het volgende overzicht (L = leesrechten, S = schrijfrechten):

  Rol
Algemeen bestuur Arbitrage Beheer Controlerend bestuur Leden-administratie Penning-meester Secretaris TC Vice-secretaris Wedstrijd-zaken
Accomodatiebezetting L   S L   L S   S  
Activiteitenbeheer L   S L   L S   S  
Administrator     S       S   S  
App L   S L   L S   S  
Beheerder teams L   S L S L S L S L
Bestellen L   S L   S S   S  
Boekhouding     S S   S S   S  
Commissiebeheer L   S L   L S   S  
Contributiebeheer L   S L S S S   S  
Digitaal wedsrijdformulier L   S L S L S   S S
Financieel beheer L   S L   S S   S  
Ledenbeheer L   S L S L S   S  
Opleidingenmodule L   S L   L S   S  
Relatiebeheer L   S L   L S   S  
Teaminschrijvingen     S   S   S   S  
Toegang Management-informatie leden S   S S S S S   S  
Toegang werkset S S S S S S S S S S
Toegang zoekscherm S S S S S S S S S S
Tuchtzaken L   S L   L S   S  
Verenigingsemail S   S S   S S   S S
Vrijwilligersbeheer L   S L   L S   S  
Wedstrijdzaken L   S L   L S   S S

Buiten SportLink

Teamindeling

Voor de teamindeling mag een lijst worden gemaakt met naam, huidig team en geboortedatum. Er is 1 versie van deze lijst en deze wordt centraal opgeslagen (op Google Drive). Aan het eind van een seizoen wordt de lijst verwijderd.

Scheidsrechtertoewijzing

Om scheidsrechters tijdig van informatie te kunnen voorzien over wanneer ze een wedstrijd moeten fluiten of wanneer er een wijziging is in de te fluiten wedstrijden worden de namen en mail-adressen van de scheidsrechters uit sportlink gehaald en in de speciaal ontwikkelde scheisdsrechterstool gebruikt (zie hiervoor ook het website hoofdstuk). Ook hiervoor geldt dat de lijst met scheidsrechters aan het eind van het seizoen wordt verwijderd.

Website

Er zijn een aantal leden binnen de vereniging die zich bezig houden met het onderhouden en up-to-date houden van de website. We onderscheiden hierbij de volgende categorieën van acties die op de website kunnen worden uitgevoerd:

  • Paginabeheer: pagina’s aanmaken, verwijderen of verplaatsen.
  • Berichtenbeheer: nieuws-items plaatsen.
  • Agendabeheer: agenda-items aanmaken en/of verwijderen.
  • Arbitragebeheer: inhoud van pagina’s, die met arbitrage te maken hebben, updaten.
    • Plus scheidsrechtersindeling (speciaal ontwikkelde tool): scheidstrechters aan wedstrijden koppelen en scheidstrechters hierover informeren.
  • Wedstrijdzakenbeheer: inhoud van pagina’s, die met wedstrijdzaken te maken hebben, updaten.
  • Technische zaken beheer: inhoud van pagina’s, die met technische zaken te maken hebben, updaten.
  • Commissiepagina: berichten op een commissiepagina plaatsen, commissiepagina inrichten
  • Teampagina: berichten op een teampagina plaatsen en spelers aanmaken, toevoegen en verwijderen.

Om te zorgen dat de website gestructureerd, overzichtelijk en in de lucht blijft, wordt volgens de volgende principes gewerkt:

  • Accounts worden op naam gecreëerd, en dus niet bijvoorbeeld een algemeen arbitrage-account, om te voorkomen dat accounts rond blijven zweven.
  • Aan het begin van elk seizoen wordt de lijst met accounts bijgewerkt.
  • Leden van de website commissie hebben een account met volledige rechten op de website.
  • Bestuursleden hebben een account met rechten op pagina-, berichten- en agendabeheer.
  • Leden van de arbitrage-commissie hebben een account met rechten op arbitragebeheer.
  • Leden van de commissie wedstrijdzaken hebben een account met rechten op wedstrijdzakenbeheer.
  • Leden van de technische commissie hebben een account met rechten op technische zaken beheer.
  • Overige commissie-leden hebben een account met rechten op hun eigen commissie-pagina.
  • Elk lid heeft de mogelijkheid om een account aan te vragen voor zijn/haar teampagina.
  • Waar accounts niet voorzien in de gewenste actie wordt dit geregeld via de webcommissie.

De website is leidend in de informatievoorziening. Om leden beter op de hoogte te houden worden nieuws items ook naar Facebook gepusht en in de club app gezet.

Facebook

Leden van de webcommissie en het bestuur, te weten de voorzitter, de commissaris relatiebeheer en de commissaris commissies, hebben met hun persoonlijk Facebook-account rechten voor de Pegasus Facebook-pagina. De webcommissie heeft het beheer over de rechten.

Club App

Leden van de webcommissie, het bestuur, te weten de voorzitter en de commissaris relatiebeheer, en iemand die zich richt op de Club App, hebben toegang tot de Pegasus Club App. Deze app heeft de volgende koppelingen met de website:

  • Nieuws, direct gekoppeld.
  • Agenda, items worden hier handmatig in gezet.
  • Roosters, met een link naar de Pegasus website:
    • Scheidsrechters en spelregels;
    • Teamindelingen;
    • Trainingstijden;
    • Zaalwacht- en lijnrechters.
  • Teams, worden handmatig in de app gezet.
  • Bestuursblog, direct gekoppeld.
  • Poll, worden handmatig in de app gezet.